Gestione documentale
Data di pubblicazione:
12/06/2025
Data di ultimo aggiornamento: 25/06/2025
descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
Come da Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (Determinazioni 407/2020 e 371/2021) ogni Pubblica Amministrazione è tenuta ad adottare e tenere aggiornato il Manuale di Gestione Documentale.
Il Manuale di Gestione Documentale è uno strumento fondamentale di governance e pianificazione: definisce il sistema informatico di gestione dei documenti e fornisce le istruzioni operative per il corretto funzionamento del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi.
Il Manuale di Gestione Documentale comprensivo di allegati, riflette le concrete modalità organizzative di gestione dei flussi documentali ed è adeguato alla digitalizzazione dei documenti cartacei e produzione di documenti digitali nativi, di sistemi di produzione e scambio di documenti informatici e gestione dei relativi formati, attraverso la determinazione di un processo univoco e standardizzato.
In ragione dell’organizzazione dell’Ente, si individua l’intero Ente come unica area organizzativa omogenea (AOO) e all'interno della struttura organizzativa dell'Ente le funzioni relative alla tenuta del protocollo informatico, alla gestione dei flussi documentali e degli archivi sono riconducibili alle competenze proprie dell’Area Servizi Interni.
Responsabile della Gestione documentale (Protocollo informatico e gestione dei flussi documentali) è il Responsabile dell’Area Servizi Interni, dott. Umberto Lodi e suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento, è il Segretario comunale (delibera GC n.77 del 13.10.2015 e n.40 del 16.06.2025).
Normativa di riferimento:
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 “Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
D.Lgs. 82/2005 “Codice dell’amministrazione digitale” (CAD);
DPCM del 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme;
Regolamento UE 679/2016 (GDPR), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE;
D.Lgs. 101/2018 ed il D.Lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali (adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del Reg. UE 2016/679);
Circolare n. 2/2017 dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), recante le misure minime di sicurezza ICT per le pubbliche amministrazioni;
Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate con Determinazione n. 407/2020, e aggiornate con determinazione n. 371/2021 (in vigore dal 1° gennaio 2022) che abrogano: il DPCM 13 novembre 2014; il DPCM 3 dicembre 2013 (sul sistema di conservazione); il DPCM 3 dicembre 2013 (sul protocollo informatico, in parte); la circolare n. 60/2013 dell’AgID.
Allegati al Manuale di gestione dcumentale depositati agli atti e non pubblicati in quanto contenenti possibili dati sensibili informatici.